Vademecum à l'attention des doctorant·e·s de la FGSE

Vérifiez que vous êtes porteur d’un titre vous permettant d’accéder à des études doctorales à l’UNIL.

• Diplômes UNIL
• Diplômes suisses
• Diplômes étrangers

ATTENTION : en cas de titre non-consécutif ou de titre étranger à faire valider par le Service des immatriculations et inscriptions (SII), il est fortement recommandé d’attendre la confirmation de l’inscription en thèse pour un engagement (fonds Etat comme fonds tiers)

Identifiez une directrice ou un directeur de thèse qui accepte de suivre votre travail au sein de la faculté.

Liste exhaustive des chercheuses et chercheurs par thèmes de recherche :

• Webmapping des expertises FGSE
• Unisciences 
• Pages des trois instituts de la faculté

Dès qu’un·e enseignant·e accepte de diriger votre thèse, annoncez-vous sans délai au Service des immatriculations et inscriptions (SII), immatriculez-vous et annoncez que vous avez effectué cette démarche au Secrétariat des doctorants.

ATTENTION : L’inscription au SII et l’inscription à la FGSE sont deux procédures distinctes qui doivent être faites en parallèle et validées toutes les deux pour être admis en tant que doctorant FGSE.

Obtenez du SII le formulaire "Attestation de thèse" et envoyez-le ou apportez en deux exemplaires dûment remplis et signés (futur·e doctorant·e et direction de thèse) à l’adresse :

UNIL, Décanat FGSE
Secrétariat des doctorants
Bâtiment Géopolis, bureau 4611
1015 Lausanne, Suisse
phd-gse@unil.ch

ATTENTION : Le champ section/branche/orientation du formulaire ne peut contenir qu’une des quatre mentions suivantes : géographie, sciences de la Terre, sciences de l’environnement, études du tourisme. Votre choix peut être modifié par la suite (voir les conditions au point 10 plus bas).

Une fois votre attestation de thèse validée par le vice-doyen à la recherche, vous recevrez par mail du Secrétariat des doctorants le formulaire "Code de déontologie". Signez-le et renvoyez-le à ce secrétariat.

Conformez-vous régulièrement aux directives FGSE sur la sécurité et les mesures de protection pour le travail de terrain et les déplacements à l’étranger (voir les documents ci-joints sous Directives du Décanat).

Assurez-vous avec votre superviseur qu'un comité de suivi de votre thèse est bien mis sur pied et se réunit déjà au cours de la première année de votre thèse (cf. art. 14 du règlement de doctorat), puis chaque année tout au long de la thèse.

A l’approche de chaque séance du comité de suivi de thèse, rédigez votre rapport d’activité sur la base du formulaire ad hoc ; le formulaire décrit l’esprit de la démarche. Communiquez-en la première partie aux membres du comité quelques jours avant la séance. Il ne s’agit pas d’un examen et l’exercice ne donne pas lieu à une note.

A l’issue de la séance, la deuxième partie du formulaire doit être complétée, et l’ensemble du rapport signé par vous-même, votre directeur·trice de thèse et les experts (les experts peuvent valider cette partie du rapport par un email). Votre superviseur le communique ensuite au vice-doyen Recherche pour acquis via le Secrétariat des doctorants.

Veillez ensuite à ce que votre directeur de thèse organise, au minimum une fois par an durant toute la durée de la thèse, une séance de votre comité de suivi de thèse.

Rapport de séance annuel de suivi de thèse  (38 Ko)

Chaque fin de printemps, vous recevrez un questionnaire du Graduate Campus sur la situation de votre thèse. Votre direction de thèse reçoit également un formulaire à remplir. Cette enquête est avant tout informative et peut, sur votre souhait, rester confidentielle.

Difficultés en cours de thèse. Si vous rencontrez des difficultés dans l’encadrement de votre thèse, n’attendez pas !

1. Privilégiez la discussion directe et transparente avec votre superviseur·e sitôt que le problème apparaît (cf. art. 15 du règlement de doctorat).
2. Gardez trace des échanges intervenus et documentez la situation, en particulier via les rapports successifs du comité de suivi de thèse.
3. Au besoin, demandez le déclenchement d’une séance extraordinaire du comité de suivi.
4. Si le dialogue est difficile ou rompu, exploitez les pistes suivantes :
   • Contacter informellement et en tout temps le Dicastère recherche du Décanat FGSE. Celui-ci qui pourra vous orienter (vice-doyen, adjoint de faculté Recherche, Secrétariat des doctorants).
   • Si le cas le justifie, annoncez-le formellement au vice-doyen Recherche.
   • Graduate Campus peut vous conseiller et orienter.
   • La/le médiateur·trice (indépendant·e de l'UNIL) peut aussi être approché·e.
5. Si cela concerne uniquement la partie prestations d’assistanat (problème RH, extra-académique stricto sensu), approchez d’abord votre direction d’institut. Si cela concerne un contrat FNS ou un autre fonds tiers de financement de la thèse, approchez également le vice-doyen. Le Service des ressources humaines (SRH) peut vous renseigner sur les aspects contractuels ou de ressources humaines.
6. Liens utiles : Commission hygiène et sécurité - Aide UNIL

Un changement de discipline peut intervenir à tout moment, mais au plus tard au lancement de la procédure d’inscription au colloque privé. Un courrier avec un argumentaire, signé par la direction de thèse, par le doctorant (et éventuellement par le référent facultaire désigné) signalant cette intention doit être adressé au Secrétariat des doctorants en vue d’obtenir l’accord préalable formel du/de la Vice-doyen·enne RCQ.

Si la demande de changement est faite tardivement, au moment de la procédure initiant le colloque privé, elle doit être explicitement formulée dans la lettre de proposition de jury de thèse et ne sera valide qu’après confirmation de ce changement par le/la Vice-doyen·ne. La page de titre de la thèse est ensuite adaptée en conséquence, ainsi que la suite de la correspondance, pour éviter les confusions.

Lorsque la demande a été faite en amont de la procédure de colloque, l’accord écrit doit être intégré aux documents mentionnés sous l’article 19 du règlement de doctorat. Aucune demande de changement de discipline pratiquée après cette échéance n’est recevable.

Informez-vous auprès de votre directeur ou directrice de thèse des modalités du colloque privé (composition du jury, calendrier, déroulement, critères d’évaluation, etc.) et coordonnez les démarches avec lui/elle. N’hésitez pas à demander au besoin un complément d’informations auprès du Secrétariat des doctorants.

Déposez au Secrétariat des doctorants les documents suivants :

• une copie électronique (se référer à la directive 3.10 de la Direction - exemples de thèses),
• une lettre signée de votre directrice ou directeur de thèse (avec la composition du jury et ses coordonnées, courriels inclus, plus la date et l’heure du colloque), contresignée par vos soins pour acceptation de la composition de votre jury dont tous les experts doivent être indépendants du travail de thèse,
• la confirmation de la discipline dans laquelle la thèse est soutenue (en cas de changement intervenu depuis l’inscription en début de thèse, une copie de la décision du Décanat doit figurer dans les documents d’accompagnement). Si la démarche n’a pas encore été faite mais est souhaitée et justifiée, la demande argumentée doit être faite dans ce même courrier. La discipline valide doit aussi figurer sur la page de garde sous la forme « Titre de docteur en … ».
• un CV complet,
• une liste des publications,
• un résumé d’une page en français et un résumé d’une page en anglais de votre thèse et un résumé en français de taille équivalente destiné au grand public,
• une image libre de droit (photo, infographie ou portrait) en lien avec la thèse.

Vous n’avez pas besoin de réserver une salle pour le colloque ou la soutenance, le secrétariat des doctotants s’en charge.

Veillez à ce que chaque membre du jury reçoive en format papier ou électronique la même version du manuscrit que celle déposée au Secrétariat des doctorants.

Informez-vous auprès de la direction de la thèse des modalités de la soutenance publique (calendrier, composition du jury, déroulement, critères d’évaluation, etc.) et coordonnez avec celle-ci les démarches

Effectuez les éventuelles corrections demandées par le jury de thèse. Faites-les valider par votre directeur·trice de thèse ou par la personne désignée par le jury. Faites parvenir au Secrétariat des doctorants la version électronique révisée de votre thèse accompagnée d’un email de validation de votre directeur de thèse (cette nouvelle version de la thèse doit parvenir au Secrétariat des doctorants dans un délai maximum de trois mois après le colloque, et au moins une semaine avant la date de la soutenance fixée à la fin du colloque privé). Vérifiez que les exigences formelles de présentation du document de thèse sont parfaitement remplies, notamment que la discipline (Titre de Docteur en …) y figure. Assurez-vous que l’ensemble du jury dispose bien de la dernière version électronique avec les corrections validées à l’issue de cette étape.

Après votre soutenance, veuillez remplir votre pré-commande de grade avant votre passage à la BCU. Veuillez déposer votre thèse à la BCU avant le 28 février pour le semestre d'automne et avant le 15 octobre pour le semestre du printemps et ainsi être exempt des frais d’inscription pour le semestre suivant.

Payez les frais d'inscription pour la soutenance de votre thèse (500 CHF) au moyen de la facture envoyée par le secrétariat des doctorants.

Avant d’apporter votre thèse à la BCU, n’oubliez pas de pré-remplir votre commande de grade afin que la BCU puisse valider votre dépôt.

Veuillez déposer les copies écrites et électroniques de votre thèse (yc imprimatur systématiquement) comme suit :

a. Bibliothèque cantonale universitaire (BCU). Déposer trois exemplaires papier de la version finale comprenant l'imprimatur à la bibliothèque de l'université (BCU-Dorigny) le plus rapidement possible et au plus tard six mois après la soutenance.

b. Dépôt institutionnel Open Access UNIL (Serval). Le dépôt électronique de la thèse est recommandé via MyUnil, sans avoir de caractère obligatoire (cf. directive 3.10 de la Direction). Dans ce cas, remplir et envoyer au secrétariat des doctorants trois exemplaires du contrat de dépôt électronique Serval.

c. Directeur·trice de thèse. Envoyez une copie papier et électronique de la version finale à votre directeur·trice de thèse (et éventuellement à votre co-directeur).

d. Bibliothèques, centres de documentation d’institut. Les instructions diffèrent en fonction de votre affiliation :

• IGD - pour chaque thèse en géographie, environnement ou tourisme réalisée sous la (co)direction d'un membre de l'IGD : un exemplaire papier doit être déposé ou envoyé au Secrétariat des doctorants (destiné au Centre de documentation de l'IGD).
  Etudes du tourisme : un exemplaire papier supplémentaire doit être déposé ou envoyé au Secrétariat des doctorants pour envoi à la bibliothèque du site de Sion.
   
• IDYST ou ISTE - pour chaque thèse en sciences de la Terre ou en sciences de l'environnement réalisée sous la (co)direction d'un membre de l'IDYST ou de l'ISTE : deux exemplaires papier et une version numérique doivent être déposés à la Bibliothèque des sciences de la Terre (BST), au 2e étage de Géopolis.

e. Secrétariat des doctorants de la FGSE. Fournir finalement les documents suivants, en un seul envoi électronique :

• Une copie électronique de votre version finale
• Confirmation dans votre email que vous avez suivi les étapes a, b, c et d ci-dessus et réglé vos frais d’inscription pour la soutenance de votre thèse (500 CHF)
• le cas échéant, trois exemplaires signés du contrat de dépôt électronique Serval

f. Vous souhaitez peut-être communiquer votre version finale à d’autres personnes liées à la thèse et à votre travail (membres comité de suivi, autres personnes ayant contribué à votre travail de thèse, …), pensez-y à cette dernière étape.

Notifiez le Secrétariat des doctorants par email une fois cette dernière étape effectuée pour garantir le suivi de la commande. Pour le dépôt sur Serval remplissez et faites parvenir au Secrétariat des doctorants trois exemplaires du contrat de dépôt électronique Serval.